Allmänt

Kvinnoföreningen mot våld i Karlskoga/Degerfors är mån om att du ska känna dig trygg i alla dina kontakter med oss. Vi följer GDPR, den nya dataskyddsförordningen, vilken betyder att vi respekterar din integritet och din rätt att ha kontroll över dina personuppgifter. Vi är öppna med vilken data vi samlar in och varför. Vi skyddar dina data på bästa möjliga sätt.

I vår integritetspolicy beskriver vi vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Policyn gäller i alla sammanhang; när du söker stöd hos oss eller kommer i kontakt med oss på annat sätt till exempel via telefon. Policyn gäller alla uppgifter om dig som vi får in på något sätt.

Vår policy gäller oavsett om du kommer i kontakt med oss som stödsökande kvinna eller tjej, styrelseledamot-, jourkvinna eller jourtjej, gåvogivare eller endast intresserad av vår verksamhet. Policyn gäller även dig som kommer i kontakt med oss i din yrkesroll eller som anställd hos oss.

Kvinnoföreningen mot våld i Karlskoga/Degerfors är personuppgiftsansvarig på det sätt som beskrivs här nedan och vi ansvarar för att behandling sker enligt gällande lagstiftning.

För att få information om var dina uppgifter behandlas kan du vända dig till oss på adressen som anges i slutet av policyn.

Vi sköter medlemsregister över våra medlemmar och varje medlem har rätt att be om att få vara anonym.

Vår riksorganisation Roks ansvarar för att vårt chattverktyg via tjejjouren.se följer GDPR.

Vad är en personuppgift?

All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet, räknas enligt personuppgiftslagen som personuppgifter. Det betyder alltså alla uppgifter som kan identifiera dig och vilken relation vi har till dig. Direkt identifierande personuppgifter kan till exempel vara: namn, faktura- och leveransadress, e-postadress, mobiltelefonnummer, betalinformation.

Indirekt identifierande kan till exempel vara; din arbetsplats och din yrkesroll.

Även bilder och ljudupptagningar på individer som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Rättslig grund, lagring och gallring av personuppgifter

När vi behandlar dina personuppgifter gör vi det alltid med stöd av en rättslig grund.

För alla behandlingar ska det finnas en rättslig grund och vi stödjer oss på:

1. Uppfyllande av avtal – det som till exempel rent faktiskt krävs för att köpa något.
2. Rättslig förpliktelse (enligt lag) – till exempel att vi är skyldiga att lämna uppgifter till Skatteverket eller sköta vår bokföring.
3. Berättigat intresse – när vi bedömer att ditt intresse av att vi behandlar dina uppgifter är större än ditt intresse av att vi inte behandlar dem. Till exempel allmänt intresse om vår verksamhet utifrån din yrkesroll som exempelvis beslutsfattare, journalist, forskare med flera.
4. Samtycke – när du uttryckligen sagt att vi får behandla dina uppgifter och förstått vad det betyder.

Rättsliga grunderna kopplar vi ihop med våra ändamål:

1. Uppfyllande av avtal samt berättigat intresse gäller för gåvor och medlemskap.

2. Berättigat intresse gäller för förmedling av information och marknadsföring.

3. Insamling av samtycke gäller vid hantering av bland annat bilder på personer.

Personuppgifter som vi samlar in

Vi får i första hand in personuppgifter direkt från dig. Exempel på personuppgifter som vi kan samla in är ditt namn, kontaktuppgifter till dig som mobilnummer, e-postadress eller fysisk adress. Andra exempel är kontonummer och personnummer om du tillhandahåller arvode från föreningen.

Det kan hända att vi får in dina uppgifter från andra och vid första kontakten med dig, berättar vi varifrån vi fått dem.

Vi registrerar personuppgifter i samband med:

a) När du blir medlem.
b) När du ger en gåva.
c) Om du kontaktar oss via e-post, via telefon, våra webbplatser och sociala medier.
f) När du anmäler dig som deltagare till någon av våra utbildningar, arbetsgrupper eller vid andra aktiviteter.
g) Om du är kandidat eller blir förtroendevald i styrelsen.
h) Vid anställning, ansökan om arbete och/eller praktik.
i) Om du medverkar på bild och har gett ditt samtycke.

Användning av insamlad information

Vi behandlar personuppgifter i huvudsak för de ändamål som anges nedan.

1. Medlems -och gåvoservice

a) För att fullgöra medlemskap
b) För att kunna ta emot och registrera gåvor från privatpersoner och kontaktpersoner på företag.
c) För att möjliggöra god service, som att hantera dina förfrågningar, rätta felaktiga uppgifter eller skicka information som du har begärt.

2. Förmedling av information och marknadsföring

a) Uppgifter om medlemmar/anställda/jourkvinnor/jourtjejer och gåvogivande, ligger till grund för information och erbjudanden (såsom olika sätt att ta del av verksamheten, engagera dig och visa ditt stöd).
b) För att skicka dig information och marknadsföring via SMS, e-post, eller andra digitala kontaktvägar eller via vanlig post eller telefon då du har godkänt det eller har en aktiv arbetsrelation med oss.
c) För att skicka viktiga meddelanden som kommunikation om förändringar i våra villkor och policyer.

3. Administration

Administration avser behandlingar som vi behöver göra för att kunna bedriva vår verksamhet, de är nödvändiga ur ett effektivitets- och/eller tekniskt perspektiv och är ganska självklara. Det innefattar bland annat att vi använder dina personuppgifter i följande fall:

a) När du e-postat någon av våra anställda eller till en av våra officiella adresser används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. Detsamma gäller när vi mejlat dig.
b) När du ringer till oss används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig.
c) När du deltar i vår verksamhet kan dina uppgifter användas för att kunna genomföra verksamheten, till exempel göra olika beställningar eller uppfylla redovisningskrav.
d) Om du är i kontakt med oss i din yrkesroll eller på annat sätt blir involverad i vår verksamhet kan dina uppgifter förekomma i protokoll, minnesanteckningar, som referens i fakturor eller liknande.
e) Om du söker anställning behandlar vi dina uppgifter för att bedöma om du är den vi söker och för att ta kontakt med dig.
f) När du är anställd hos oss används dina uppgifter för personaladministration, löneadministration samt tillgodose din fysiska säkerhet.
g) I vår ekonomiska administration och uppföljning förekommer personuppgifter på fakturor, i verifikationer, avstämningsunderlag, i utredningar och andra underlag men även i kommunikation med berörda parter.
h) I vår verksamhetsuppföljning förekommer personuppgifter i interna rapporteringssystem, i rapporter och redovisningar.

Länkar till andra webbplatser

I händelse av att vår webbplats innehåller länkar till tredje parts webbplatser eller material publiceras hos tredje part, är dess länkar endast för informationssyfte. Eftersom vi saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser eller dess material ansvarar vi inte heller för dess innehåll. Vi ansvarar inte heller för skador eller förluster som skulle kunna uppstå vid användning av dessa länkar.

Så kontaktar du oss

För ytterligare information om personuppgiftshantering eller om du har frågor, är du välkommen att kontakta oss på:

Ordförande Cecilia Heikkinen styrelsen@jourenmaggan.se

Verksamhetschef Angelica Gustavsson angelica.kvinnohuset@gmail.com
Administration 0586-39500 kontakt@jourenmaggan.se